Nie ma branży, na którą nie miałyby wpływu technologie cyfrowe i sztuczna inteligencja, więc logistyka nie jest tu wyjątkiem. Współczesny transport nie wymaga już ręcznych obliczeń, ponieważ większość procesów jest już zautomatyzowana dzięki specjalnemu oprogramowaniu.
Czym jest system TMS i jak działa
System TMS to oprogramowanie, które upraszcza zarządzanie procesami logistycznymi. Pełna nazwa brzmi Transportation Management System. Obejmuje ona każdy etap dostawy: od planowania trasy po sam transport. Dzięki TMS wszystko odbywa się w sposób zautomatyzowany i ustrukturyzowany, co praktycznie wyklucza błędy spowodowane czynnikiem ludzkim.
Podstawowe funkcje systemu TMS
Kontrola transportu, dokumentacji i płatności jest niewygodna, gdy wszystko znajduje się w różnych tabelach i programach. System TMS (TMS System) łączy wszystkie dane, a także samodzielnie je analizuje.
Planowanie tras
Oprogramowanie logistyczne jest niezastąpionym pomocnikiem przy opracowywaniu optymalnych tras. Automatycznie planuje harmonogram transportów, biorąc pod uwagę odległość, masę ładunku, natężenie ruchu na drogach, warunki pogodowe itp. W interfejsie wygląda to jak mapa świata, na której TMS wyznacza trasę, biorąc pod uwagę wszystkie przystanki i oczekiwanie na odprawie celnej.
Zautomatyzowane planowanie nie tylko przyspieszy dostawę, ale także pomoże zmniejszyć koszty paliwa i amortyzacji pojazdu. W ten sposób ciężarówki będą pracować z maksymalną wydajnością, bez „pustych przejazdów” i przestojów.
Śledzenie ładunków
Śledzenie GPS ciężarówek i kontenerów zapewnia przejrzystość i kontrolę. Menedżerowie zawsze widzą, gdzie znajduje się towar i co się z nim dzieje, więc nie muszą ciągle dzwonić do kierowcy i wysyłać dziesiątki wiadomości. System TMS natychmiast sygnalizuje również, jeśli nastąpiło odchylenie od trasy lub nieautoryzowane otwarcie kontenera.
Nowoczesne oprogramowanie odciąży menedżerów i logistyków, ponieważ klienci będą mogli śledzić swoje przesyłki online i otrzymywać dane dotyczące transportu w wiadomościach SMS, e-mail lub komunikatorze.
Zarządzanie dokumentami
System logistyczny dla transportu eliminuje zbędną papierkową robotę i sam generuje dokumenty niezbędne do realizacji przewozu: CMR, listy przewozowe, etykiety ładunkowe, listy pakunkowe itp. Jeśli konieczne jest wprowadzenie zmian, znacznie łatwiej jest edytować już utworzony dokument niż tworzyć wszystko od nowa.
Zautomatyzowana dokumentacja zmniejsza ryzyko błędów, które prowadzą do kar, konfiskat i opóźnień w urzędach celnych.
Analityka i raportowanie
Uproszczenie analityki operacyjnej jest jedną z najmocniejszych stron oprogramowania, ponieważ samodzielnie tworzy ono raporty dotyczące kosztów lotów i jakości ich realizacji. Kierownictwu będzie znacznie łatwiej wykryć „słabe punkty” logistyki, takie jak nadpłaty, średni czas dostawy, zużycie paliwa.
System TMS z obsługą sztucznej inteligencji samodzielnie tworzy porównawcze raporty za okresy dotyczące liczby zamówień, reklamacji i przewozów. Następnie na podstawie tych wskaźników tworzy prognozy dotyczące obciążenia i taryf, a także plan strategii sprzedaży i serwisu. Nie ma więc potrzeby tracić czasu na ręczne wypełnianie arkuszy Excel, uzgadnianie danych z przewoźnikami, sprawdzanie podpisów.
Korzyści z wdrożenia TMS dla logistyki
Duże międzynarodowe firmy często tworzą indywidualne oprogramowanie „na miarę”, ale można też kupić lub wynająć gotowe rozwiązania: SAP, Oracle, CargoWise, Transporeon. Można też wykupić abonament na istniejący system i uzupełnić go własnymi szablonami, modułami analitycznymi, usługami dla klientów.
System TMS można łatwo połączyć z:
- WMS – systemem zarządzania magazynowaniem;
- MRP – systemem kalkulacji zapotrzebowania materiałowego;
- CRM – systemem zarządzania relacjami z klientami i sprzedażą;
- POS – systemem księgowym;
- ERP – systemem informacyjnym, który optymalizuje kontrolę księgowości, kadr, zakupów itp.
W wiodących korporacjach system TMS może być zintegrowany bezpośrednio z urzędem celnym, co znacznie przyspiesza odprawę celną towarów i komunikację z inspektorami. Jednak nawet dla małych firm istnieje obecnie wiele elastycznych rozwiązań umożliwiających rozpoczęcie pracy.
Dzięki zastosowaniu TMS koszty paliwa zmniejszają się o około 10-20%, a oszczędności z tytułu ogólnych kosztów transportu firmy sięgają 20-35%.
Dla kogo przeznaczony jest system TMS
System TMS jest niezbędny nie tylko dla dużych firm o stałym przepływie ładunków. Małe i średnie przedsiębiorstwa również powinny zainwestować w TMS, niezależnie od tego, jak ograniczony jest ich budżet. W przyszłości korzystanie z TMS skróci czas realizacji i dostawy zamówień, co zdecydowanie zwiększy konkurencyjność i zyski. Im więcej klientów, tras i przewozów, tym większe korzyści z systemu TMS.
Kto powinien korzystać z oprogramowania do zarządzania transportem:
- firmy transportowo-logistyczne;
- firmy posiadające flotę samochodową;
- firmy realizujące regularne przewozy;
- firmy kurierskie;
- eksporterzy i importerzy;
- sklepy internetowe, dystrybutorzy.
TMS zdecydowanie ułatwi życie firmom, dla których logistyka jest obowiązkowym elementem codziennych operacji.
Wniosek
Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu kierownictwo widzi wszystkie koszty i efektywność przewoźników, a konsument otrzymuje dokładne śledzenie przesyłki i przewidywalny czas dostawy. Zadowolony klient to zdecydowanie gwarancja wzrostu przychodów firmy.
Inwestując w system TMS i łącząc go z innymi programami, można uzyskać solidne i trwałe środowisko cyfrowe dla całej logistyki firmy.
