Faktura to dokument potwierdzający transakcję handlową dotyczącą sprzedaży towarów lub usług. To właśnie faktura zawiera ważne informacje o przeprowadzonej transakcji. Są to dane stron, a także jakościowy i ilościowy wykaz towarów i usług. Zazwyczaj taki dokument powinien dostarczyć sprzedawca kupującemu. Formularz ten powinien towarzyszyć ładunkowi podczas przekraczania granicy.
Dokument potwierdzający jest niezbędny do odprawy celnej ładunków. Takie usługi brokerskie świadczy firma logistyczna TVL. Na podstawie faktury handlowej ustala się kwotę cła, podatku VAT i oficjalnie potwierdza transakcję. Wszystkie importowane towary muszą być opatrzone dokumentacją zgodną z wymogami prawa międzynarodowego. Brak odpowiednich dokumentów skutkuje karami i opóźnieniami w dostawie ładunków. W przypadku ewentualnych roszczeń sądowych ze strony kontrahentów lub organów celnych faktura stanowi dowód. W biznesie dokument ten jest niezbędny do celów księgowych i sprawozdawczych.
Czym jest faktura i dlaczego jest potrzebna w logistyce
Faktura jest rodzajem dokumentacji handlowej zawierającej szczegółowe informacje o przedmiocie transakcji. Wskazuje się w niej nazwę, ilość, cenę i całkowitą wartość towarów. Z reguły faktura proforma jest wystawiana przez sprzedającego kupującemu w następujących celach:
- potwierdzenie legalności transakcji;
- dokonanie płatności;
- obliczenia podatków i opłat;
- jako dokument podstawowy do celów księgowych.
Mówiąc prościej, faktura to po prostu potwierdzenie transakcji w celu sporządzenia zgłoszenia celnego. Dokument ma pełną moc prawną po jego opłaceniu. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo, jak działa faktura na Ukrainie.
Potwierdzenie transakcji
Dokument papierowy lub elektroniczny stanowi prawnie wiążący dowód przeprowadzenia transakcji. Kupujący otrzymał towary lub usługi zgodnie z parametrami określonymi w dokumencie. Na konto sprzedawcy została przelana kwota określona w fakturze handlowej. W ten sposób wszystkie ustalenia między stronami są rejestrowane i potwierdzane za pomocą faktury.
Podstawa do płatności
Na podstawie dokumentu handlowego przeprowadzana jest rozliczenie finansowe. Podaje się przy tym pełną informację: łączną wartość całej partii ładunku/towaru/usług. Właśnie oficjalna proforma faktury stanowi prawomocne żądanie przelewu płatności.
Postępowanie zgodnie z rachunkowością
Dokument należy do kategorii dokumentów pierwotnych w zakresie rejestracji operacji w rachunkowości. Na jego podstawie oblicza się podatki i opłaty celne, potwierdza dochody, może być przedstawiony na żądanie organów kontrolnych.
Procedura odprawy celnej
W ramach handlu międzynarodowego faktura dla celników stała się legalną podstawą do wypełnienia deklaracji. Następnie dokonuje się obliczenia podatku od wartości dodanej i wszystkich opłat celnych. Posiadanie tego dokumentu pomaga uniknąć kar i opóźnień w przewozie towarów na granicy.
Kontrola operacji walutowych
Banki są zobowiązane do sprawdzania zgodności wszystkich operacji walutowych rezydentów z ich działalnością handlową. Taki system środków ma na celu kontrolę przepływu waluty na rachunkach bankowych. Dlatego klienci są zobowiązani do przedstawiania odpowiednich informacji. Na żądanie banku do kontroli walutowej potrzebna jest faktura.
Rodzaje dokumentów
Rozróżnia się 2 rodzaje dokumentów. Jest to faktura handlowa, która jest ostateczną formą do wypełnienia zgłoszenia celnego i dokonania płatności. Faktura proforma — wstępna wersja dokumentu, która jest tworzona jako podstawa do częściowych rozliczeń finansowych (przedpłaty). Ustanawia ona bezpośrednio uzgodnienia. W dalszej kolejności wersja ta może zostać zmieniona i uzupełniona.
Biznes, który często prowadzi operacje handlowe i zawiera transakcje z zagranicznymi agentami, stale staje przed koniecznością tworzenia dokumentacji handlowej. Dlatego musi dokładnie wiedzieć, jak wygląda faktura. W prawie międzynarodowym stosuje się różne rodzaje faktur, ale w Ukrainie jako podstawowe stosuje się dwa wyżej wymienione. Dlatego warto przyjrzeć się im bliżej.
Faktura handlowa
Podczas transportu towarów/ładunków przez granice państw należy przestrzegać ich przepisów prawnych. Obejmuje to kontrolę celną i uiszczanie opłat, sprawdzanie ładunków pod kątem zgodności z dokumentacją i inne czynności. Aby przejść przez procedury, konieczne jest sporządzenie zgłoszenia celnego, a podstawą do jego wypełnienia jest faktura handlowa.
Błędy w sporządzeniu dokumentu spowodują opóźnienia w przewozie ładunku na granicy i kary. Dlatego należy dokładnie wiedzieć, jak sporządzić fakturę. Należy pamiętać, że po wysłaniu faktury handlowej nie można wprowadzać zmian w formularzu. Będzie to stanowiło naruszenie, w wyniku którego odprawa celna zostanie opóźniona.
Faktura proforma
W tej wersji podaje się zobowiązania sprzedawcy lub usługodawcy oraz wstępną cenę. W formularzu-rachunku możliwe są dalsze zmiany, a jego przeznaczeniem jest utrwalenie faktu transakcji. W rachunku podaje się wstępny wykaz towarów i ich ceny, a także kwotę przedpłaty zgodnie z umową. Często ten formularz dokumentu stosuje się przy przekazywaniu pomocy humanitarnej lub innych bezpłatnych przesyłek.
Jak wygląda faktura i jakie dane powinna zawierać
Prawo nie określa jednolitego formularza wypełniania faktury handlowej. Jednak dokumentacja musi zawierać wiarygodne dane. Jak wygląda papierowa lub elektroniczna faktura wzorcowa i co należy koniecznie podać:
- datę wystawienia;
- pełną nazwę i dane sprzedawcy;
- informacje i dane kupującego;
- wykaz towarów;
- cenę każdego rodzaju towaru;
- łączną wartość partii;
- walutę płatności;
- obliczenia stawki i kwoty podatków.
Dodatkowo w formularzu można podać dane dotyczące transakcji zagranicznej, która stała się podstawą dostawy towarów. A także różne informacje o ładunku: miejsce załadunku/rozładunku, warunki płatności i dostawy. Dodaje się również informacje o rabatach, jeśli takie istnieją.
Przykłady i szablony
Nie ma jednego szablonu dokumentu, a przepisy tego nie wymagają. Standardowy przykład faktury tworzy się w następujący sposób:
- wpisuje się nazwę (faktura lub Commercial Invoice);
- wpisuje się datę i nadaje unikalny numer;
- podaje się informacje o sprzedawcy (nazwa firmy/przedsiębiorstwa, adres siedziby, dane bankowe, dane kontaktowe);
- szczegółowo opisuje się towary/usługi (ilość, cena);
- oblicza się całkowitą wartość;
- wpisuje się terminy i sposoby płatności.
Wzór formularza faktury można znaleźć na stronach internetowych poświęconych usługom księgowym oraz na platformach specjalizujących się w sporządzaniu różnych dokumentów. Można też zlecić sporządzenie faktury sprawdzonemu operatorowi logistycznemu, który świadczy usługi w zakresie obsługi przesyłek i odprawy celnej.
Jak sporządzić i prawidłowo wypełnić fakturę
Sporządzenie faktury jest dość proste, jeśli ma się choćby niewielkie doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji. Najważniejsze jest podanie wiarygodnych informacji o towarze i sprzedawcy. Jak sporządzić i wypełnić dokument krok po kroku:
- Nazwa dokumentu: faktura proforma lub rachunek handlowy.
- Przypisanie unikalnego numeru do dokumentu w celu ułatwienia identyfikacji.
- Datowanie na dzień wystawienia faktury.
- Wskazanie miejsca wystawienia.
- Wprowadzenie pełnych danych sprzedawcy: nazwa, adres siedziby, numer identyfikacji podatkowej i dane bankowe.
- Dodanie informacji o kupującym: nazwa/imię i nazwisko, adres, numer identyfikacyjny.
- Opis każdej pozycji towarowej: jednostka miary, ilość, cena, całkowita wartość.
- Wystawienie całkowitej wartości i obliczenie kwoty podatków.
- Określenie warunków dostawy i płatności.
- Podpis i dane osoby upoważnionej.
Faktura jest sporządzana w języku angielskim i ukraińskim. Firmy prowadzące aktywną działalność handlową mogą stworzyć własny wzór do wypełnienia i wykorzystać go jako szablon.
Faktura dla organów celnych
Organy celne i służby podatkowe sprawują kontrolę nad dochodami i opłatami. W związku z tym mają prawo sprawdzić dokładność ustalenia wartości celnej importowanych towarów. Organy kontrolują prawidłowość wypełnienia dokumentacji. Zgodnie z przepisami prawa zgłaszający ma obowiązek przedłożyć odpowiednim służbom państwowym wiarygodne informacje w formie dokumentacji.
W Kodeksie celnym Ukrainy określono obowiązkowy pakiet dokumentów potwierdzających wartość celną towarów. Na liście znajduje się również faktura.
Inwentyzacja i faktura: jaka jest różnica
Nazwa Commercial Invoice jest używana w sferze międzynarodowej, a faktura — w wewnętrznych operacjach finansowych. Jednak istota tych pojęć pozostaje taka sama. Po prostu inwentyzacja jest stosowana w działalności zagranicznej, a faktura — w księgowości wewnętrznej. Dokumenty zawierają ważne informacje finansowe i stanowią część obrotu dokumentami biznesowymi. Ich nazwy oznaczają to samo, tylko w różnych językach.
Komunikat handlowy główny lub wstępny wariant proforma mają taką samą moc prawną. Formularze stały się podstawową dokumentacją towarzyszącą ładunkom podczas przekraczania granicy.
Wnioski
Import towarów lub świadczenie usług nie jest możliwe bez prawidłowego wypełnienia faktury. Ten argument prawny stanowi gwarancję przejrzystości relacji między obiema stronami transakcji handlowej. Dokument stanowi podstawę do rozliczeń finansowych. Zawiera on wszystkie informacje o przychodach i wydatkach firmy. Faktura handlowa zapewnia wygodę rozliczeń międzynarodowych.
Firma TVL specjalizuje się w tworzeniu wzorów lub indywidualnych szablonów faktur dla biznesu. Profesjonaliści doradzą w kwestiach związanych z odprawą celną i wypełnieniem dokumentu. Wszystko zostanie wykonane zgodnie z wymogami prawa. Obsługa i konsultacje specjalistów będą gwarancją szybkiej odprawy celnej i przejścia kontroli.
