Invoice — документ, который подтверждает торговую операцию по продаже товаров или услуг. Именно инвойс содержит важную информацию о проведенной сделке. Это реквизиты сторон, а также качественный и количественный перечень товаров и услуг. Обычно, такой документ должен предоставить продавец покупателю. Этот бланк должен быть в сопровождении груза при пересечении границы.
Документ подтверждения необходим для таможенного оформления грузов. Такие брокерские услуги оказывает логистическая компания TVL. На основе коммерческого счета определяется сумма таможенного сбора, НДС и официально подтверждается транзакция. Все импортируемые товары обязательно сопровождаются документацией, отвечающей требованиям международного законодательства. Отсутствие соответствующих документов приводит к штрафам и задержкам грузов. В случаях возможных судовых претензий со стороны контрагентов или таможенных органов инвойс станет доказательством. В бизнесе этот документ необходим для учета и отчетности.
Что такое инвойс и зачем он нужен в логистике
Инвойс это разновидность коммерческой документации с детальной информацией о предмете сделки. Тут указывается наименование, количество, цена и общая стоимость товаров. Как правило, проформа-инвойс выдается продавцом покупателю со следующими целями:
- подтверждение законности сделки;
- проведения оплаты;
- расчет налогов и сборов;
- как первичный документ для бухгалтерского учета.
Проще говоря, инвойс — это простыми словами подтверждение сделки для создания таможенной декларации. Документ обладает полной юридической силой после его оплаты. Рассмотрим более подробно, как действует инвойс Украина.
Свидетельство про сделку
Бумажный или электронный документ является юридически законным аргументом проведения сделки. Покупатель получил товары или услуги согласно указанным в документе параметрам. На реквизиты продавца было переведено оговоренную в коммерческом счете сумму. Таким образом, все договоренности между сторонами фиксируются и подтверждаются с помощью инвойса.
Повод для оплаты
На основы коммерческого документа проводится финансовый расчет. При этом указывается полная информация: итоговая стоимость всей партии груза/товара/услуг. Именно официальная проформа инвойс является законным запросом на перевод оплаты.
Проведение по бухгалтерской отчетности
Документ входит в категорию первичных в аспекте регистрации операций в бухгалтерской отчетности. На его основе рассчитывают налоги и таможенные сборы, подтверждают доходы, могут предоставлять при требовании контролирующим органам.
Процедура таможенного оформления
В рамках международной торговли инвойс для таможни стал законным основанием для заполнения декларации. В дальнейшем проводят расчет налога на добавленную стоимость и всех таможенных сборов. Наличие данного документа помогает избежать штрафом и задержки грузов на границе.
Контроль валютных операций
Банки обязаны проверять соответствие всех валютных операций резидентов и их коммерческой деятельности. Такая система мероприятий направлена на контроль движения валюты на банковских счетах. Поэтому клиенты обязаны давать соответствующие справки. На требование банка для валютного контроля и нужен инвойс.
Виды документов
Различают 2 вида документов. Это коммерческий инвойс, являющийся окончательной формой для оформления таможенной декларации и проведения оплаты. Инвойс проформа — предварительный вариант документа, который создается как основание для частичных финансовых расчетов (предоплаты). Он фиксирует непосредственно договоренность. В дальнейшем этот вариант можно изменить и дополнить.
Бизнес, который часто проводит торговые операции и совершает сделки с иностранными агентами, постоянно сталкивается с необходимостью создавать коммерческую документацию. Поэтому должен точно знать, как выглядит инвойс. Разные виды invoice применяют в международном законодательстве, но в Украине используют 2 вышеназванных как основные. Поэтому есть смысл рассмотреть их подробнее.
Коммерческий инвойс
При перевозке товаров/грузов через границы государств необходимо придерживаться их законодательства. Это таможенный контроль и оплата сборов, проверка грузов на соответствие заявленным в документации и прочее. Для прохождения процедур обязательно создается таможенная декларация, и основой для ее оформления является коммерческий счет.
Ошибки в создании документу станут причиной задержек груза на границе и штрафы. Поэтому нужно точно знать, как сделать инвойс. Следует учесть, что после отправки Commercial Invoice изменения в бланк не вносят. Это будет нарушением, в результате чего растаможка затянется.
Проформа-инвойс
В данном варианте указываются обязательства продавца или того, кто предоставляет услуги, и предварительная цена. В проформе-счете возможны дальнейшие изменения, а его назначение — фиксация факта сделки. В счет вносят предварительный перечень товаров и их цену, а также сумму предоплаты по договоренности. Часто эту форму документа применять при передаче гуманитарной помощи или других бесплатных отгрузок.
Как выглядит инвойс и какие данные он должен содержать
Закон не дает какой-либо единой формы заполнения коммерческого счета. Но документация должна содержать достоверные данные. Как выглядит бумажный или электронный инвойс образец и что необходимо обязательно указать:
- дату оформления;
- полное название и реквизиты продавца;
- информацию и реквизиты покупателя;
- перечень товаров;
- цену каждого вида товара;
- общую итоговую стоимость партии;
- валюту для оплаты;
- расчеты ставки и суммы налогов.
Дополнительно в бланке можно указать данные про внешнеэкономическую сделку, которые стала основой для поставки товаров. А также разные сведения про груз: место загрузки/разгрузки, условия оплаты и поставки. Также добавляют информацию о скидках, если такие есть.
Примеры и шаблоны
Единого шаблона документа нет, да и законодательство этого не требует. Стандартный инвойс пример создают следующим образом:
- вписывают название (счет-фактура или Commercial Invoice);
- ставят дату и присваивают уникальный номер;
- указывают информация о продавце (название компании/предприятия, юридический адрес, реквизиты, контактные данные);
- детально описывают товары/услуги (количество, цена);
- подсчитывают итоговую стоимость;
- вписывают сроки и способы оплаты.
Найти проформу инвойс образец можно на ресурсах бухгалтерских услуг и платформах, которые специализируются на оформлении разных документов. Или делегировать оформление надежному логистическому оператору, который предоставляет услуги сопровождения грузов и их таможенное оформление.
Как сделать и правильно оформить инвойс
Создать инвойс довольно просто, если есть хоть небольшой опыт ведения документации. Главное давать достоверную информацию о товаре и продавце. Как сделать и оформить документ пошагово:
- Название документа: проформа-инвойс или коммерческий счет.
- Присвоение уникального номера документу для упрощения идентификации.
- Датирование числом, когда был выставлен инвойс.
- Указание места оформления.
- Внесение полных данных продавца: название, юридический адрес, налоговый номер и банковские реквизиты.
- Добавление информации о покупателе: название/ФИО, адрес, идентификационный номер.
- Описание каждой товарной позиции: единица измерения, количество, цена, общая стоимость.
- Выставление итоговой стоимости и расчет суммы налогов.
- Прописывание условий поставки и оплаты.
- Подпись и данные уполномоченной особы.
Оформляется инвойс на английском и украинском языках. Компании, которые ведут активную коммерческую деятельность, могут создать собственный образец для заполнения и использовать его как шаблон.
Инвойс для таможни
Таможенные органы и налоговая служба осуществляют контроль доходов и сборов. Поэтому они имеют право проверить точность определения таможенной стоимости импортируемых товаров. Органы контролируют правильность заполнения документации. Ведь по законодательству декларант обязан подать в соответствующие государственные службы достоверные сведения в документальном виде.
В Таможенном Кодексе Украины прописан обязательный пакет документов для подтверждения таможенной стоимости товаров. В перечне есть и счет-фактура.
Инвойс и счет-фактура: в чем разница
Название Commercial Invoice используется в международной сфере, а счет-фактура — во внутренних финансовых операциях. Но суть обозначений остается одинаковой. Просто инвойс применяют во внешнеэкономической деятельности, а счет-фактура для внутреннего учета. Документы содержат важную финансовую информацию и являются частью делового документооборота. Их название обозначают одно и то же, только на разных языках.
Коммерческий основной или предварительный проформа-вариант имеют одинаковую юридическую силу. Бланки стали основной документацией для сопровождения грузов при пересечении границы.
Выводы
Импорт товаров или предоставление услуг невозможно без правильного оформления инвойса. Этот юридический аргумент становится гарантией прозрачности отношений обеих сторон коммерческой сделки. Документ — основание для финансового учета. Тут есть вся информация про доходы и расходы бизнеса. Commercial Invoice обеспечивает удобство международных расчетов.
Компания TVL специализируется на создании образцов или индивидуальных шаблонов инвойсов для бизнеса. Профессионалы проконсультируют в вопросах таможенного оформления и заполнения документа. Все будет сделано в соответствии с требования законодательства. Сопровождение и консультации специалистов станут гарантией быстрой растаможки и прохождения контроля.
