Інвойс є документом, який підтверджує торговельну операцію з продажу товарів чи послуг. Саме invoice містить важливу інформацію стосовно проведеної угоди. Це реквізити сторін, а також якісний і кількісний перелік та вартість товарів або послуг. Зазвичай, такий документ має надати продавець покупцеві. Цей документ має супроводжувати вантаж при перетині кордону.
Документ для підтвердження необхідний, щоб провести митне оформлення вантажів згідно законодавчим вимогам. Саме на основі комерційного рахунку розраховують митні збори, ПДВ та офіційно підтверджують проведення транзакцій. Всі товари, що імпортуються, обов’язково супроводжуються документацією, яка має відповідати ЗЕД. Відсутність комерційного рахунку спричиняє затримку вантажів та штрафи для імпортера.
В разі можливих судових позовів зі стороні контрагентів або митних органів invoice буде одним з головних доказів. В бізнесі такий документ застосовують для обліку і звітності.
Що таке інвойс і для чого він потрібен
Інвойс це різновид комерційної документації з деталізованою інформацією про предмет угоди: найменування, кількість, ціна та загальна вартість. Як правило, надається продавцем покупцю, та має наступне призначення:
- законне підтвердження угоди;
- проведення оплати;
- розрахунок податків та зборів;
- первинний документ для бухгалтерського обліку.
Визначити, що таке інвойс, допоможе наступне коротке формулювання: підтвердження угоди для складання митної декларації. Документ має повну юридичну силу після оплати та її засвідчення. Роздивимось більш ретельно функції комерційного рахунку.
Свідоцтво про угоду
Паперовий чи електронний документ є юридично законним аргументом, що угоду було здійснено. Покупець отримав товари або послуги у тій кількості, що вказана у бланку. А на реквізити продавця було переведено всю суму, зазначену в комерційному рахунку. Таким чином, всі домовленості між сторонами зафіксовані та підтверджені за допомогою інвойсу.
Підстава для транзакції
На основі комерційного документу здійснюється фінансовий розрахунок. При цьому, вказується повна інформація: підсумкова вартість всієї партії вантажу/товарів/послуг. Саме офіційний invoice є законним запитом на переказ оплати.
Проведення по бухгалтерському обліку
Цей документ належить до категорії первинних в питанні реєстрації операцій в бухгалтерському обліку. На його основі розраховують податки та митні збори, підтверджують дохід, можуть надавати при вимогах контролюючим органам.
Процедура митного оформлення
В рамках міжнародної торгівлі на підставі комерційного рахунку заповнюють митну декларацію. А надалі проводять розрахунок податку на додану вартість та митних зборів. Наявність такого документу допомагає уникати штрафів та затримок вантажів на кордоні.
Контроль валютних операцій
Банки зобов’язані перевіряти відповідність всіх валютних операцій резидентів при їх комерційній діяльності. Така система заходів спрямована на контроль руху валюти на банківських рахунках. Тому клієнти мають надати відповідні довідки. Саме на вимогу банку для валютного контролю и і потрібен інвойс.
Види документу
Розрізняють 2 види документів. Це комерційний інвойс, що є остаточною формою для здійснення митного декларування та проведення оплати. Проформа інвойс — попередній варіант документу, який створюється як підстава для часткових фінансових розрахунків (передоплати) та фіксує самі домовленості. Надалі такий варіант може змінюватись та доповнюватись.
Бізнес, що часто проводить торговельні операції та має угоди з іноземними агентами, постійно стикається з необхідністю складати комерційну документацію. Тому має достеменно знати, як виглядає інвойс. Різні види invoice застосовуються в міжнародному законодавстві, але в Україні використовують 2 вищеназваних як основі. Тому є сенс розглянути їх більш докладно.
Комерційний інвойс
При перевезенні товарів/вантажів через кордони держав необхідно дотримуватись законодавства. Це митний контроль та сплата митних зборів, перевірка на вантажу на відповідність тощо. Для проходження процедура обов’язково складається митна декларація, і підставою для її оформлення є комерційний рахунок.
Помилки у складанні документу спричиняють затримки та штрафи. Тому потрібно точно знати, як створити інвойс. Важливо, що після відправлення Commercial Invoice зміни в бланк не вносять. Це буде сприйнято як порушення, і розмитнення значно затягнеться.
Проформа-інвойс
В даному варіанті зазначаються обов’язки продавця/надавача послуг, наперед обговорена ціна. В проформа-рахунку можливі подальші зміни, а його призначення — це фіксація самого факту угоди. Тут вносять попередній перелік товарів та їх ціну, а також суму передоплати (за домовленістю). Часто дану документальну форму застосовують при передаванні гуманітарної допомоги або інших безоплатних різновидів відправлень.
Які дані має містити рахунок
Закон не визначає якоїсь єдиної форми заповнення комерційного рахунку. Але документація має містити достовірні дані. Як виглядає паперовий або електронний інвойс і що потрібно обов’язково вказати:
- дату складання;
- повну назву та реквізити продавця;
- інформацію та реквізити покупця;
- перелік товарів;
- ціну кожного виду товару;
- загальна (підсумкова) вартість всієї партії;
- валюта, в якій здійснюється оплата;
- розрахунок ставки та суми податків.
Додатково у бланку можна зазначити дані про зовнішньоекономічну угоду, яка стала підставою для поставлення товарів. І різні відомості про вантаж: місце завантаження/розвантаження, умови оплати та поставлення. Можна додати знижки та підстави, на яких їх надали.
Приклади та шаблони інвойсів
Єдиного шаблону документу немає, та й цього не потребує законодавство. Стандартний інвойс приклад складають так:
- записують назву (рахунок-фактура або Commercial Invoice);
- ставлять дату та присвоюють унікальний номер для ідентифікації;
- вносять інформацію про продавця (назва компанії/підприємства, юридична адреса, реквізити, інші контактні дані);
- детально описують товари/послуги (кількість, ціна);
- рахують суму партії;
- вказують терміни та способи оплати.
Знайти інвойс зразок можна на ресурсах бухгалтерських послуг, платформах, які спеціалізуються на оформленні різних документів. Або делегувати оформлення надійному логістичному оператору, що надає послуги супроводження вантажів разом з митним оформленням.
Як скласти документ крок за кроком
Складання інвойсу доволі просто зробити, якщо є хоч невеликий досвід. Вказуйте достовірну інформацію про товар та продавця. Покрокова інструкція як зробити інвойс виглядає так:
- Назва документу: проформа-інвойс або комерційний рахунок.
- Присвоєння унікального номера документу, що спрощує його ідентифікацію та внесення в бухгалтерській облік.
- Датування тим числом, коли виставляється інвойс.
- Визначення місця створення документу (може бути необхідним для міжнародних угод).
- Внесення повних даних продавця: назва (ФОП), юридична адреса, податковий номер та банківські реквізити.
- Додавання інформації про покупця: назва/ПІБ, адреса, ідентифікаційний номер.
- Опис кожної позиції товару: одиниця виміру, кількість, ціна та загальна вартість.
- Виставлення підсумкової вартості та нарахування суми податків.
- Прописування умов поставки та оплати.
- Підписання документу відповідальною особою.
Документ складається англійською мовою та додається український варіант. Ті компанії, що постійно ведуть комерційну діяльність, можуть створити власний інвойс зразок заповнення, та використовувати його як шаблон.
Митні органи та податкова здійснюють контроль за прибутками та зборами, тому мають право перевіряти точність визначення митної вартості товарів. Вони контролюють точність заповнення будь-якої документації. Адже за законодавством декларант зобов’язаний подавати до відповідних державних органів достовірні відомості у документальному вигляді.
У Митному Кодексі України є обов’язковий пакет документів для підтвердження митної вартості товарів. І серед цих документів є рахунок-фактура.
Інвойс і рахунок-фактура: у чому різниця
Назва Commercial Invoice використовується у міжнародному аспекті, а рахунок-фактура — у внутрішніх українських фінансових операціях. Але суть цих визначень залишається однією. Просто інвойс застосовують у зовнішньоекономічній діяльності, а рахунок-фактуру для внутрішнього обліку. Документи містять важливу фінансову інформацію та є частиною ділового документообігу. Їх назва означає одне й теж, але англійською та українською.
Комерційний основний або попередній проформа-варіант мають однакову юридичну силу. Бланки є основною документацією для супроводження вантажів при перетинання кордону.
Висновки
Імпорт товарів або надання послуг неможливий без правильного оформлення інвойсу. Такий юридичний аргумент стане гарантією прозорості для обох сторін комерційної угоди. Документ — підстава для фінансового обліку. Він надає інформацію про доходи і витрати бізнесу. Commercial Invoice забезпечує зручність та зрозумілість міжнародних розрахунків.
Компанія TVL спеціалізується на створенні зразків або індивідуальних шаблонів інвойсів для бізнесу. Фахівці проконсультують щодо питань митного оформлення та заповнення документу. І все буде згідно з вимогами міжнародного та українського законодавства. Супровід та консультації спеціалістів є гарантією запобігання митним затримкам та зайвим витратам.
