Opóźnienia w odprawie celnej stwarzają niedogodności dla wszystkich uczestników łańcucha logistycznego. Jednak wypełniając niezbędne dokumenty w odpowiedni sposób, można uchronić się przed problemami i przestojami.
Jakie dokumenty są wymagane do międzynarodowego przewozu ładunków?
Przewóz międzynarodowy wymaga dość obszernego pakietu dokumentów. Lista ta zależy od rodzaju transportu, rodzaju ładunku i kraju przeznaczenia.
Jakie dokumenty są wymagane do międzynarodowego przewozu ładunków:
- faktura;
- list przewozowy, np. CMR dla transportu drogowego;
- list przewozowy;
- dokumenty celne (deklaracja, międzynarodowy karnet TIR);
- dokumenty pojazdu (dowód rejestracyjny pojazdu, polisa ubezpieczeniowa, Euro 5 / Euro 6 itp.);
- dokumenty przewoźnika (licencja na międzynarodowy przewóz ładunków, umowa dostawy itp.);
- dokumenty kierowcy (dowód osobisty, międzynarodowe prawo jazdy, karta tachografu itp.);
- świadectwo pochodzenia towarów (EUR.1, Świadectwo Pochodzenia);
- zezwolenia na międzynarodowy przewóz ładunków;
- ubezpieczenie.
Ogólnie rzecz biorąc, niezbędne dokumenty do transportu zagranicznego można podzielić na 4 grupy: dokumenty kierowcy, pojazdu, przewoźnika i dokumenty celne.
Podstawowe dokumenty transportowe do transportu zagranicznego
Dokumenty transportowe do transportu międzynarodowego towarzyszą ładunkowi od nadawcy do odbiorcy. Potwierdzają warunki transportu, własność i odpowiedzialność stron.
Podstawowe dokumenty transportowe zależą od rodzaju transportu:
| Rodzaj transportu | Dokument przewozowy |
| Drogowy | CMR |
| Morski | Bill of Lading |
| Lotniczy | Air Waybill |
| Kolejowy | CIM |
Dokumenty handlowe dla eksportu i importu
Dokumenty eksportowe i importowe to nie tylko transport i przewoźnik, ale także, co nie mniej ważne, element handlowy. W przypadku logistyki międzynarodowej niezbędne są umowy kupna-sprzedaży, kalkulacje i inne dowody legalności działalności oraz prawidłowej ceny.
Dokumenty handlowe dla międzynarodowego transportu towarów obejmują:
- Zagraniczną umowę gospodarczą (umowa FEA) – ważne porozumienie dotyczące dostawy, płatności i odpowiedzialności stron;
- Faktura handlowa – potwierdza fakt zakupu i sprzedaży oraz koszt towaru;
- Faktura proforma – faktura wstępna;
- Specyfikacja – dokument określający wagę, ilość i rodzaj opakowania;
- Cennik – zawiera informacje o kosztach produktów i warunkach sprzedaży;
- Świadectwo pochodzenia towaru;
- Specyfikacja – wyjaśnienie składu partii;
- Certyfikat producenta lub kontroli, karta gwarancyjna.
Dokumenty przewozowe są wymagane do odprawy celnej, rozliczeń bankowych i logistyki. Zazwyczaj są one sporządzane przez eksportera i przekazywane importerowi.
Zgłoszenie celne i odprawa celna towarów
Zgłoszenie celne to oświadczenie o określonej formie, które obecnie jest składane głównie w formie elektronicznej do inspektorów celnych. Jest ono niezbędne do kontroli celnej, naliczenia podatków (cło, VAT, akcyza) oraz do celów statystycznych kraju.
Zgłoszenie celne jest obowiązkowe wśród dokumentów eksportowych i importowych.
Jak prawidłowo wypełnić zgłoszenie celne
Zgłoszenie wypełnia importer/eksporter lub, najczęściej, zatrudniony przez niego agent celny.
Co musi być jasno i poprawnie wskazane w zgłoszeniu celnym:
- nazwa firmy, jej adres prawny i kod EDRPOU;
- kraj wysyłki i kraj przeznaczenia;
- opis towaru – nazwa, ilość, waga;
- wartość celna;
- procedura celna (import, eksport, tranzyt).
Po kontroli celnej towar jest zwalniany do właściwego systemu celnego.
Jakie dokumenty są wymagane do odprawy celnej
Odprawa celna towarów zazwyczaj wymaga 5–7 podstawowych dokumentów, ale ich liczba może się zwiększyć w zależności od rodzaju towaru, kraju i systemu celnego.
| Dokument | Co jest potrzebne do |
| Zgłoszenia celnego | głównego dokumentu zawierającego wszystkie dane dotyczące towarów i ich przemieszczania |
| Zagranicznej umowy gospodarczej (umowy FEA) | potwierdzenia legalności umowy między sprzedającym a kupującym z różnych krajów |
| Faktury | potwierdzenia wartości towarów w celu ustalenia wartości celnej i naliczenia opłat celnych |
| Listu pakunkowego | opisu opakowania i składu ładunku |
| Dokumentów przewozowych | potwierdzenia faktu przewozu towarów |
| Świadectw zezwoleń | specjalne zezwolenia lub certyfikaty są wymagane dla niektórych rodzajów towarów (najczęściej dla żywności, produktów farmaceutycznych, produktów pochodzenia zwierzęcego) |
| Świadectwa pochodzenia | potwierdzenia kraju produkcji towarów |
| Dokumentów do ustalenia wartości celnej | potwierdzenia ceny towarów za pomocą dokumentów płatności, wyciągów bankowych, cenników, kalkulacji kosztów |
Dodatkowe dokumenty mogą być wymagane dla niektórych rodzajów towarów: świadectwa zgodności lub jakości, fitosanitarne, pozwolenia na przewóz ładunków ponadgabarytowych, pozwolenia na przewóz materiałów niebezpiecznych Materiały (ADR). Dokładną listę dla konkretnego przypadku może dostarczyć agent celny.
Cechy przetwarzania dokumentów dla różnych rodzajów transportu
Główną cechą przetwarzania dokumentów w transporcie międzynarodowym jest to, że każdy rodzaj transportu ma swój własny standardowy dokument i zasady jego przetwarzania.
Ustanowiony na mocy konwencji międzynarodowych.
| Rodzaj transportu | Dokument główny | Funkcje | Cechy |
| Drogowy | CMR | Potwierdza umowę przewozu, ale nie prawo własności | Wydawany przez nadawcę lub spedytora przed rozpoczęciem przewozu; zazwyczaj ma 3 główne egzemplarze. |
| Morski | Konosament | Potwierdza prawo własności ładunku, bez niego nie jest możliwy odbiór towaru w porcie | Wydawany przez przewoźnika lub firmę spedycyjną po załadowaniu ładunku na statek |
| Lotniczy | Lotniczy list przewozowy (AWB) | Potwierdza umowę przewozu, ale nie prawo własności | Wydawany przez linię lotniczą lub agenta; zawiera unikalny numer AWB; umożliwia śledzenie ładunku |
| Kolejowy | CIM | Służy do kontroli transportu, towarzyszy ładunkowi na całej trasie | Wydawany przez kolej lub nadawcę; jest sporządzany na stacji odprawy |
Typowe błędy przy sporządzaniu dokumentów do przewozu towarów
Przewóz towarów wiąże się z pracą z dużą liczbą dokumentów, w których często występują nieścisłości. Szczególnie jeśli przedsiębiorstwo nie ma dużego doświadczenia w zagranicznej działalności gospodarczej i logistyce międzynarodowej.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu zgłoszenia celnego:
- błędny kod działalności gospodarczej zagranicznej UKT;
- niezgodność opisu towaru z dokumentami;
- nieprawidłowo obliczona wartość celna;
- nieprawidłowo dobrana procedura celna;
- niepełny opis towaru.
Jeśli dane w dokumentach nie odpowiadają rzeczywistemu ładunkowi, urząd celny zleca dodatkową kontrolę lub żąda dodatkowych dokumentów.
Jakie błędy najczęściej popełniają małe firmy przy organizacji logistyki:
- brak planowania logistycznego;
- nieprzejrzysty łańcuch logistyczny;
- dobór niewłaściwych partnerów dostawczych;
- niedoszacowanie kosztów transportu;
- brak automatyzacji procesów logistycznych.
Nieprawidłowe wypełnianie dokumentów celnych i dokumentów przewozowych może narazić przedsiębiorstwa na duże straty finansowe z powodu kar i przestojów. Dlatego wiele firm powierza tę procedurę agentom celnym i partnerom logistycznym, aby uniknąć błędów i przyspieszyć odprawę celną. W tym przypadku większość nieścisłości wykrywana jest już na etapie weryfikacji przez firmę logistyczną i agentów celnych.
Jak uniknąć opóźnień w transporcie międzynarodowym
Współpraca z doświadczoną firmą logistyczną zdecydowanie oszczędza klientom czas i nerwy, zapewniając pełen cykl usług – bez pośredników i z pełną kontrolą na każdym etapie.
Planując trasę, specjaliści uwzględniają ewentualne korki i wybierają najmniej uczęszczane trasy, aby uniknąć nieprzewidzianych opóźnień. Agenci celni wypełniają w ten sposób dokumenty, aby uniknąć pytań w urzędzie celnym.
Podsumowanie
Czy Ty lub Twoja firma potrzebujecie zrealizować transport ładunków za granicą? Skontaktujcie się z zaufanymi przewoźnikami i spedytorami. Profesjonalni logistycy, w tym firmy TVL, zrealizują wszystkie dostawy terminowo, a nawet szybciej.
