W logistyce, a zwłaszcza w transporcie międzynarodowym, częstym zjawiskiem są błędy w liście przewozowym (CTN). Nieprawidłowe lub brakujące informacje mogą skutkować karami finansowymi, opóźnieniami w odprawie celnej, a nawet zablokowaniem przesyłek. W tym artykule przyjrzymy się najczęstszym zaniedbaniom przy sporządzaniu listu przewozowego i dzięki ekspertom z TVL wyjaśnimy, jak ich uniknąć.
Czym jest TTN i dlaczego jest potrzebny?
Zanim przyjrzymy się negatywnym konsekwencjom, jakie mogą mieć błędy w liście przewozowym, warto wyjaśnić, czym jest list przewozowy i jakie jest jego przeznaczenie. Dokument ten wykorzystywany jest w procesie przewozu towarów, towarzyszy towarom i potwierdza fakt ich wysłania, transportu i odbioru. List przewozowy zawiera informacje o ładunku, jego nadawcy, odbiorcy i warunkach transportu.
List przewozowy:
- Stanowi potwierdzenie transakcji i jest dokumentem prawnym potwierdzającym fakt przewozu towarów.
- Jest to narzędzie do kontroli ładunków, pozwalające na śledzenie ich lokalizacji w trakcie transportu.
- Stanowi dokument służący do ewidencji towarów w magazynie lub w księgowości.
- Stanowi podstawę rozliczeń pomiędzy nadawcą i przewoźnikiem.
- W razie konieczności można go użyć do przetworzenia zwrotu produktu.
Jest to ważny dokument dla nadawcy, przewoźnika i odbiorcy w logistyce krajowej i międzynarodowej, dlatego tak istotne jest przestrzeganie wszystkich zasad wypełniania TTN. Dla nadawcy dokument ten stanowi podstawę do wyrejestrowania towaru z magazynu i potwierdza fakt jego wysyłki, a także przekazania towaru przewoźnikowi w celu wysłania. Ponadto list przewozowy może stanowić ochronę prawną na wypadek uszkodzenia lub utraty ładunku w czasie transportu, pomagając w obronie swoich praw na drodze sądowej.
List przewozowy stanowi dla przewoźnika potwierdzenie przyjęcia ładunku do przewozu, zawiera informacje o rodzaju i ilości przyjętego towaru oraz staje się podstawą do wystawienia faktury za przewóz. Ponadto od momentu podpisania listu przewozowego przewoźnik ponosi odpowiedzialność prawną w przypadku zagubienia lub uszkodzenia ładunku.
Dla odbiorcy towaru istotne jest również spełnienie wymogów dotyczących wypełnienia listu przewozowego, gdyż stanowi on potwierdzenie odbioru towaru i umożliwia sprawdzenie faktycznego ładunku z tym, co wskazano w dokumencie. Posiadanie dokumentu pozwala na złożenie reklamacji w przypadku stwierdzenia wad towaru, powołując się na informacje zawarte w liście przewozowym. Dokument stanowi podstawę przyjęcia i inwentaryzacji towarów w magazynie. Wszystko to sprawia, że list przewozowy i jego prawidłowe wypełnienie stają się podstawowym dokumentem przewozowym, bez którego nie można realizować przewozów na trasach krajowych i międzynarodowych.
7 największych błędów i zapomnianych punktów w TTN
Ale nawet zrozumienie, jak ważne jest prawidłowe wypełnienie dokumentu, nie gwarantuje braku błędów przy jego wypełnianiu. Błędy te mogą wynikać z niedbalstwa, niewiedzy lub innych przyczyn i wówczas konieczne będzie znalezienie sposobu na ich prawidłową korektę. Do najczęstszych należą:
- Błędy w dacie lub numerze dokumentu.
- Nieprawidłowy adres wysyłki.
- Brak dokładnego opisu ładunku.
- Nieokreślona waga i objętość towaru.
- Brak informacji o warunkach temperaturowych, jeśli to ma jakiekolwiek znaczenie.
- Brak danych o stronach: nadawcy i odbiorcy.
- Brak podpisu i pieczęci.
Każda z tych nieścisłości może przysporzyć właścicielowi ładunku dużych kłopotów, skutkując stratą czasu, pieniędzy, a w niektórych przypadkach nawet utratą ładunku.
Jakie są możliwe konsekwencje błędów w liście przewozowym?
Za każdym razem, gdy wystawiany jest nowy list przewozowy, należy starannie sprawdzić kompletność każdej pozycji oraz upewnić się, że znajdują się na niej niezbędne podpisy i pieczęcie. W przeciwnym wypadku każda niedokładność, która wydaje się nieistotna i nieistotna, może stać się źródłem poważnych problemów, prowadząc na przykład do:
- opóźnienia w wysyłce i odbiorze towaru;
- grzywny nałożone przez organy regulacyjne;
- opóźnienie lub zatrzymanie ładunku na odprawie celnej;
- naruszenie zobowiązań umownych.
- zwrot towaru lub odmowa przyjęcia ładunku.
Wszelkie nieścisłości, błędy, a nawet zwykłe literówki, jakie zostaną wykryte, będą wymagały korekty, co zajmie trochę czasu, podczas gdy ładunek czeka na odprawie celnej. Skutkiem tego będzie niedotrzymanie terminów dostawy i straty finansowe, których najlepiej unikać już na etapie pierwotnego wypełniania listu przewozowego.
W jaki sposób TVL pomaga w rejestracji listów przewozowych
Odpowiedzialne zadania związane z organizacją przewozu ładunków warto powierzyć profesjonalistom, którzy pomogą uniknąć problemów z wypełnianiem listu przewozowego. Dlatego warto zwrócić się do TVL, która ma duże doświadczenie w organizacji przewozu dowolnych ładunków i przygotowywaniu do tego dokumentów. Wykwalifikowana kadra TVL udziela niezbędnych konsultacji w zakresie wypełniania listów przewozowych dla różnych rodzajów ładunków, w tym pomaga w przygotowaniu listów przewozowych na potrzeby dostaw tranzytowych. Doświadczeni managerowie dokonują szczegółowej kontroli poprawności wszystkich danych przed ich wysłaniem i udzielają wsparcia podczas transportu międzynarodowego (TIR, CMR i inne dokumenty). Współpraca z TVL jest zawsze gwarancją prawidłowej dokumentacji i bezpiecznego dostarczenia przesyłki.
